問い合わせ・質問メールへはこう返事しろ!書き方例文【件名編】

   

あなたのサロンでは、お客様からの問い合わせ先としてどんな窓口を用意しているでしょうか?

電話、メール、LINE@、HPの問い合わせフォーム機能、ネット予約・・。

こうやって一般的なものを並べてみると、メールやLINEなど文章でやり取りをする機会って多いんですよね。

そしてこれは、まだ見ぬお客様との最初のやり取り。しっかり対応してお客様に「ああ、親切なお店だな」と感じてもらえるか、「なんだこの店、スタッフがバカっぽいな。大丈夫かな」と思われるかは返信内容しだいです。

なんでも第一印象が大切と言われます。どんな印象を持ってお客様が来店されるかで、接客のしやすさは天と地ほど違いますよね。

この記事ではメールの返信を例にして、お客様に安心感を持ってサロンに足を運んでいただけるよう、件名から本題部、結びの言葉まで”信頼される”返信例文を紹介します!

今回は『件名編』となります。それではどうぞ!

件名だけ見てメールの内容が分かるのがベスト!

件名の付け方でダントツ1番に大切なのは、件名を見ただけでどんな内容のメールか分かることです。

例えば、お客様から「7日の13時から予約できますか?」と問い合わせがあり、さいわい希望通りに予約を取れる場合。ちなみに今月は9月。7日は金曜日とします。

件名はこうなります。

9月7日(金曜日)、13時からご予約承ります

店名が入っていると、もっと親切ですね。さらには、返信するときに付く「Re:」はあえて消さない。するとお客様がメールフォルダを開いたときに「あ、あそこの店から返事が来た」とひとめで分かります。

Re:サロンド〇〇。9月7日(金曜日)、13時からご予約承ります

そのほか例えば、2人同時に受けられますか?という問い合わせなら「お二人同時施術が可能です」。

妊婦は受けられますか?なら「妊婦さま承れます」とか。

話を分かりやすく伝えるにはまず結論から。とよく言われますが、メールの場合は本文冒頭どころか件名で結論を言ってしまう!ということですね。

否定形の場合は、件名ではなく本文中で言おう!

件名で結論を言うのは、あくまでお客様の問い合わせ内容に対してYESの場合のみ。ご希望に添えられない場合は本文の中で伝えます。

件名にいきなり「ご希望のお時間はすでに埋まっております」とか、「妊婦さまはお断りさせていただいております」とか入ってたらねえ・・。なんか、テンション下がりますよね。

お断りしなければならない内容のときは、件名には

9月7日(金曜日)のご予約状況について

とか

妊婦さまのご対応について

とか、このことについて返事してるよ~。というのが分かる程度にとどめておいて、結論は本文で丁寧に言うようにします。

LINEでは”手作り件名”を使おう!

現在ではLINE@が普及して、LINEメッセージでお客様とやり取りする機会も増えてきました。

件名機能が存在しないLINEでは、自分で”手作り件名”を作ります。

メッセージの頭に、カッコで目立たせて結論を伝えて、そのあと本文として詳細を書きましょう。

こんな感じですね。

LINEの問い合わせ返答文例

カッコは【】が目立つのでぼくはこれを使ってます。※墨付カッコと呼ぶみたいです。

以上、『件名編』でした。

以降あいさつから本題、結びまでの『本文編』。近日中に公開します。どうぞお楽しみに!

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