問い合わせ・質問メールへはこう返事しろ!書き方例文【本文。書き出し~本題編】

   

前回の記事で「お客様からの問い合わせ・質問メールへはこう返事しろ!」というテーマで、”件名”の書き方編について紹介しました。

前回記事→問い合わせ・質問メールへはこう返事しろ!書き方例文【件名編】

今回はこちらの”本文編”です。

それではどうぞ!

書き出しはまず、問い合わせへのお礼!

本文の書き出しはまず何と書くか?

それはもう言わずもがな。お問い合わせいただいとことに対するお礼です。これ以外にありません。

〇〇さま

こんにちは。(新規客なら「初めまして」)

サロンドグランの田野正樹ともうします。

このたびはお問い合わせ、誠にありがとうございます。

ほかに付け加えられる挨拶があれば、そのあとに添えます。

前回初めて来店してくれたお客様からだったら:

〇〇さまから再度ご連絡いただき、とても嬉しく思っております。

とかね。何か最初に伝えたいことがあるのなら。

冒頭は、お礼プラスほかに何かあったら一言を簡潔に。そのあと本題に入ります。

本題:問い合わせ内容に対してYESの場合

本題では、お客様からのお問い合わせ内容に対してお答えします。

「いついつ予約空いてますか?」という問い合わせに対してYESなら

ご予約については

ご希望の〇月〇日〇曜日、

午前〇時

現在空きがございますので、承ることが可能です。

とかですね。

予約の日時については月日と曜日、時刻すべてを記します。太字で強調させるのも良いです。お互い間違いがあるとキケンな、1番大切な情報なので。

ちなみに。時刻の書きかたについて

なお時刻の書きかたについては「14時」などの24時制よりも、「午後2時」と書いたほうが印象が柔らかいのでオススメです。ほか「14:30」は「午後2時30分」とかですね。

ビジネスメールなら24時制のほうがマッチしますけど、個人のお客様相手の場合は無機質でない、柔らかい書きかたがベターです。

ただ!お客様が「14:00空いてますか?」と書いてきた場合は、それに合わせます。言い直しません。

ちなみのちなみに。電話で時刻を伝えるとき

この記事はメールでの対応についてですが、電話で時刻を伝えるときには12時制と24時制の両方を言います。

「お時間は午後2時、14時にて承ります」とか。口頭だと間違いのリスクが高まるので、二重チェックを目的にですね。

本題:問い合わせ内容に対してNOの場合

オススメの枕ことばは”あいにく”

お客様の問い合わせ内容に対して、ご希望に添えられない場合。

ただ単に「○時については、すでにご予約が埋まっております」と断ると、どうしても拒絶された印象を与えてしまうもの。

それを和らげるオススメの枕ことばが”あいにく”です。

あいにく○時については、すでにご予約が埋まっております。

この4文字があるだけで、かなり印象が違いませんか?ちなみに生憎、と漢字ではなく、絶対にひらがなで書きましょう 笑。

できる限り代案を出す!

ご希望に添えられない場合は、できる限りそれに代わる代案を出します。決して、断ってお終いにはしません。

ご予約希望日の、ほかの時間帯に空きがあるなら言うとか。つぎの週の同じ曜日を提案とかね。

極論、お客様が提案を受け入れるかどうかは二の次です。何でもいいから代案を出します。お客様に”断られた”っていう印象だけを残させては絶対にいけません。

たった1回、予約に空きがなく断っただけで、2度と来なくなるお客様もいるくらいですから。

文末編へ続きます

さて、このあとはメール本文「それではお待ちしています」までの”文末編”へ続きます。

近日公開いたします。お楽しみに!

前回記事はコチラ→問い合わせ・質問メールへはこう返事しろ!書き方例文【件名編】

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