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キャッシュレス決済

公開日:2023.07.29

更新日:2024.02.24

Square請求書の使い方【初心者OK】

オンラインで請求書を送信し、クレジットカード決済にて支払いを受けるSquare請求書の使い方を解説します。

なおインボイス制度に対応した適格請求書も簡単に作成でき、設定手順についても紹介しています。

【機能概要】決済手段と手数料、送信方法について

まず最初に知っておくべき決済手段と手数料、請求書の送信方法について確認しましょう。

決済手段はクレジットカードのみ

Square請求書で使える支払い方法はクレジットカードのみです。

銀行振込には使えません。

なお決済手数料は3.25%で、カードブランドは

  • VISA
  • Mastercard
  • AMEX
  • JCB
  • DinersClub
  • Discover

と、主要ブランドに対応しています。

送信方法はメール・SMSに加えてLINEも可(メールがベスト)

請求書の送信方法はメールもしくはSMS(携帯メール)に加え、LINEをはじめとしたメッセージ機能でも送信可能です。

ただリマインダー(支払い期限の○日前や当日、過ぎてしまったときに自動で顧客にお知らせ送信する機能)が送れるのはメールのみなので、メールでの利用がベストです。

Square請求書のリマインダーメール
↑リマインダーメール。支払い期日を過ぎた場合をはじめ、好きなスケジュールで自動送信できます

顧客は届いた請求書から決済ページを開いてカード番号を入力、支払いを完了させます。

\公式サイトはこちら/ Square請求書 無料でアカウント作成

Square請求書を使うメリット

Square請求書を使うメリットについて、筆者が利用して実際に感じていることを紹介します。

「もうSquareを使うことは決めているから、実際の使いかたが知りたい」というかたは以下をクリックで次の章、適格請求書の設定まで読み飛ばせます。

適格請求書の設定について見る

業務負担の軽減

Square管理画面の請求書一覧

予約送信やリマインダー機能の活用で請求・支払い漏れの防止や、管理画面で支払状況を一括管理できることで請求業務の負担が軽減されました。

また、顧客が支払いを完了すると通知が届くので「あの請求、入金されたかな?」と銀行残高をチェックする必要がありません。

支払い完了通知メール
顧客が支払いをした際に届く通知メール

顧客が支払いやすい

顧客の立場からすると、銀行振込に比べて支払い手順がラクです。

スマホでカード情報を入力するだけで1分で完了するため、顧客は請求が届きしだいパパッとその場で支払いをしてれやすくなります。

銀行振込での請求だと、正直こうはいかないのではないでしょうか。

ほか、郵送で請求書を送っていた事業者さまであれば物的・人的コストの削減にもなるでしょう。

まずは無料でアカウント作成

Squareの利用自体がこれから!というかたは、まずはアカウントを作成します。

必要なものは

  • 口座情報‥売上入金のため
  • 免許証などの身分証‥本人確認のため

で、ネット上で完結します。

無料・5分で完了/ Squareアカウントを作成する

適格請求書を作成するための設定

インボイス制度への対応にあたって、Squareではアカウントに登録番号と税率を設定することで簡単に適格請求書の作成が可能です。

Square請求書で作成した適格請求書
適格請求書に必要な登録番号と適用税率、税額が自動で記載

アカウントの設定で簡単に対応できますので、必要なかたは以下の記事をご参考に実施してみてください。

Square請求書の作成手順

それでは実際にSquare請求書の使い方、請求書の作成方法を見ていきましょう。

Square管理画面から請求書をクリック

Square管理画面にログインして左側メニュー「請求書」をクリックします。

請求書を送信をクリック

「請求書を送信」をクリック。

新規請求書の作成画面

請求書を新規作成する画面が開きます。

各項目を一緒に確認しながら作成していきましょう。

お客様情報

お客様情報入力欄

まず、請求先となるお客様の情報を入力します。

名前を入力して「新顧客情報を作成」をクリック

入力欄にお名前・メールアドレス・電話番号(携帯)のいずれかを入力すると「〜様の新規顧客情報を作成」と表示されますのでクリック。

顧客情報作成画面

必須事項として、顧客の氏名と、請求書送付に使うメールアドレスもしくは携帯番号を入力します。

「その他の情報について」という会社名や住所の項目は任意です。

*請求書の送付は、メール・SMSのほかLINEなどメッセージアプリでの送付も可能です。
ただその場合も、メールアドレスもしくは携帯番号の入力が必要になります。

請求書の詳細

請求書の詳細編集画面

「請求書の詳細」では、いつまでに支払う、何についての請求書か?を設定していきます。

ひとつずつ項目を見ていきましょう。

ちなみに、記載内容が実際にどう表示されるか?は、画面右上の「プレビュー」から確認できます。

請求書画面上部のプレビューボタン

請求書の件名

何についての請求書か?を記載します。

「お花代」「エアコン修理代」など‥、任意の項目ではありますが、お客様がすぐ分かるように書いておいたほうが良いでしょう。

請求書ID

請求書の通し番号です。

特に変更する理由がなければこのままで大丈夫です。

メッセージ

ご購入のお礼や備考・注意事項など、フリー文言をで入力できる任意項目です。

サービス提供日

例えば飲食店の予約における事前決済の請求なのであれば、来店日になります。

請求書の機能とは無関係ですが、管理画面や請求書に記載されますので、店舗・顧客ともに確認しやすくするために活用できる入力項目です。

請求書に記載のサービス提供日
8月3日の来店予約とした場合の例

頻度

この請求書は1回限りの単発か、定期的に請求するものか?を選択します。

Squareは「定期請求書」と呼ばれる、決まった頻度と金額で定期的に自動請求・決済ができる機能が提供されています。

定期請求書については以下の記事で詳しく解説していますのでご参考ください。

送信

作成しだいすぐに送信するなら、初期状態の「今すぐ送信」のまま。

もしくは日付を指定して送信予約ができます。

支払い期限

支払い期限日を設定することで、このあと案内するリマインダー送信(期限日の○日前や当日、超過○日後)が設定できるようになります。

顧客と対面状態で請求書送信、その場で決済してもらう場合などは初期状態の「本日(支払い期限)」のままで大丈夫です。

単位品目

単位品目編集画面

請求内容の詳細です。

商品名・数量・単価を入力すれば、合計金額を自動で算出してくれます。

また「ディスカウントを追加」で割引を設定したり、「支払いスケジュールを追加」で内金を請求が可能です。

一部入金のリクエスト編集画面
合計金額から任意の割合もしくは金額で内金請求が可能

支払いオプション

支払いオプション編集画面

顧客の決済手段について設定する項目です。

支払い方法

基本は初期状態の「クレジットカードデビットカード」のままで大丈夫です。

「ギフトカード」とは、Squareのサービスのひとつであるプリペイド式のギフトカードを指します。

Squareギフトカードの公式ページ

支払い方法を保存

お客様が次回の利用に備えて、カード情報を任意でSquareに保存できる選択肢を設けるか?の設定項目です。

コミュニケーション

コミュニケーション(請求書の送信方法)編集画面

顧客にどうやって請求書を送信するか?を設定する項目です。

共有方法

「メール」もしくは「SMS」を選択すれば、最初の行程で入力したメールアドレス・携帯番号に請求書が送信されます。

追加のメールアドレス入力欄

なお「メール」を選択した場合は、Cc:で複数のメールアドレスに送信も可能です。

「手動」を選択すると下図のようなリンクが作成されますので、コピーしてLINEなどに貼り付け、顧客に送信することで決済が可能になります。

生成された請求書共有URL
決済リンクをコピーして
請求書URLをLINEで送る例
LINEで送信にて支払い依頼

その他のオプション

その他のオプション編集画面

届け先住所

「届け先住所のリクエスト」にチェックを入れることで、顧客の決済画面に住所入力欄が追加されます。

配送が必要な商品を販売する際に活用できます。

支払い画面に表示された住所入力欄
支払い画面に「届け先住所」の項目が追加

契約書

請求と併せて顧客に電子契約書を送付し、締結いただくことができます。

管理画面の請求書ページにてあらかじめ契約書を作成、請求書に添付します。

用途に合わせてテンプレートがあらかじめ用意されていますので、カスタマイズすることで活用できます。

Square契約書のテンプレート

添付

最大10個まで、画像などのファイルを添付できます。

販売商品の画像を添付して顧客に確認してもらうなどの活用ができます。

カスタムフィールド(有料プランのみ)

返品規則などの独自フィールドを、請求書に設置できます。

月額3000円の「Square請求書プラス」と呼ばれる有料プランのみ使用可能です。

\公式サイトはこちら/ Square請求書 無料でアカウント作成

請求書を送信する

請求書の送信ボタン

請求書の作成が完了したら、画面右上の「送信」をクリックすることで顧客に送信されます。

※「共有方法」の項目で「手動(URLを作成してLINEなどで送る方法)」を選択した場合は、ボタンの文言が「作成」になり、クリックすることでURLが表示されます。

請求書共有URL
「手動」選択時に自動作成される決済URL。こちらをコピペして送ります。

支払いの流れについて

請求書を送信すると顧客には下図のように届き、決済してもらいます。

1.メールの「カードで支払う」を押して
2.カード情報を入力で支払い
請求書の送信完了通知メール

また、あなたにも「請求書の送信が完了しました」という通知メールが届いて

請求書の支払い完了通知メール

顧客が支払いを完了すると、その旨の通知が届きます。

支払い状況の管理

送信した請求書の管理は、Square管理画面からおこなえます。

Square管理画面の請求書メニューをクリック

左メニュー「請求書」をクリック

請求書ページの請求書メニューをクリック

開いたページの「請求書」をクリック

請求書の一覧画面

こちらから、送信済み請求書の支払い状況を管理や編集ができます。

まとめ

以上で、Square請求書の作成・送信後の管理が可能になります。

ぜひ活用してみてください。

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