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ハウツー

公開日：2025.01.11

更新日：2025.01.20

【確実！】無断キャンセル対策ガイド(宿泊・飲食・サービス業)

最近お客さんが増えて嬉しいけど、無断キャンセル(ノーショウ)も増えて困る‥。
キャンセル料を請求しても払ってもらえないことが多いし、確実にキャンセル料を支払ってもらえる方法ってないかなぁ？

こんな悩みを解決します。

この記事の目次

決済サービス「Square」を活用しよう

当記事で解説するのは、「Square スクエア」という決済サービスを活用した対策方法です。

店頭でのキャッシュレス決済や無料のPOSレジ機能で有名ですが、多彩なオンライン決済機能も充実。

この記事では、オンライン決済機能のひとつ「Square請求書」を活用した無断キャンセル対策法を解説します。

＼公式サイトはこちら／ Square請求書使い方は簡単！

【対策方法】オンライン請求書で事前決済してもらえば確実

Square請求書は、お客様にオンライン請求書を送ってカード決済してもらう機能です。

利用にかかるコストは決済手数料3.25%(例：10,000円の決済なら325円)のみ。初期費や固定費、振込手数料はかかりません。入金も週1回、三井住友・みずほ銀行であれば翌営業日と早いのも嬉しいポイントです。

このSquare請求書を使って、お客様に事前決済をお願いするのが確実な対策方法です。決済完了をもって、予約を確定とするわけですね。

無断キャンセルが発生しまった場合は、事前決済済みの支払いをキャンセル料として受け取ります。
(請求金額を代金全額か一部にするかは、あなたの方針によります)

オンライン決済なのがポイント。すぐ支払ってもらえて払い戻しも簡単

この方法は言ってしまえば「先に代金を預かっておく」というシンプルなものですが、オンラインでのカード決済であることがポイントです。

請求書はパソコンやスマホから簡単に作成・送信できますし、お客様も受け取ったメールからカード情報を打ち込むだけで、1分で決済が完了！

事実、Square請求書では75%以上の支払いが、1日以内にされているとのことです。
（Square公式サイトより）

また払い戻し(返金)処理も簡単で、手数料は無料です。紙の請求書を郵送して振込払いと比べて、手間と未払いリスクが格段に違いますね。

予約対応の流れ【会話イメージ】

飲食店にお客さまから予約の電話がかかってきて、事前決済をお願いするイメージをまとめてみました。

お電話ありがとうございます！レストラン◯◯です。

1月23日に、団体10名の予約をお願いしたいのですが。

かしこまりました。1月23日に、団体10名さまのご予約ですね。

当店ではご予約に際して、事前のカード決済をお願いしております。また、キャンセルポリシーとして、

前日：ご予約金額の50%
当日：ご予約金額の100%

のキャンセル料を頂戴しておりまして、事前にお支払いいただいた金額をキャンセル料に充てさせていただきます。キャンセル料がご予約金額を下回る場合は差額を払い戻し*いたします。

(*払い戻し処理は簡単で、手数料も無料です！)

わかりました。

ありがとうございます。つきましてはカード決済用の請求書をメールでお送りいたしますので、幹事様のお名前とメールアドレスをお伺いしてもよろしいでしょうか？

はい、
◯田 ◯子、
◯◯◯@mail.comです。

ありがとうございます。お電話後に請求書のメールをお送りしますので、恐れ入りますが3日以内を目安にご決済をお願いいたします。お支払いの確認が取れしだい、ご予約が正式に確定となります。
また、カード情報は大手決済サービスの「Square」を通じて安全に管理されますので、ご安心ください。

わかりました。よろしくお願いします。

それでは1月23日18時、10名様で承ります。スタッフ一同、お待ちしております！どうぞよろしくお願いいたします。

以上、このあとお伺いしたメールアドレス宛に、Squareで作成した請求書をお送りします。

請求書の作成〜予約確定までの流れ【イメージ】

それでは続いて、Squareでオンライン請求書を作成、お客様にお送りして支払いしてもらうまでの流れを見てみましょう。

請求書の作成画面

こちらが、Square管理画面から請求書を作成している画面です。件名や品目などを入力、また任意でリマインダーメールのスケジュールも設定できます。

完成したら、管理画面からそのまま送信が可能です。

(お客様)受け取ったメールからカード決済

お客様は受け取ったメールから、カード情報を入力することで決済が完了します。

決済通知が届くので、タイムリーに管理できる

お客様が決済すると、あなたに完了通知メールが届きます。タイムリーに管理ができますね。

お客様にも同様の通知が届きますが、加えてお店からも「ご決済ありがとうございました。確認が取れましたので、ご予約を確定とさせていただきます」と連絡すると親切でしょう。

詳しい使いかたはこちら

Square請求書の詳しい使いかたについては、以下の記事で解説しています。あわせてご確認ください。

Square(スクエア)請求書の使い方ガイド。支払い方法や手数料まで

【もうひとつの方法】ネット予約機能を活用(サービス業向け)

美容室やエステ・ネイルサロン、またはパーソナルトレーニングや各種スクールといったサービス業であれば、ネット予約システム「Square予約」の活用も便利です。

予約機能だけであれば無料から使えます。

無断キャンセルの防止においては、

顧客がネット予約する際、事前のカード決済を求める設定ができる(決済後に予約確定)
顧客がネット予約する際、カード情報を保存して無断キャンセル時には強制決済ができる(月3000円の有料プランから)

といった機能が備わっています。

■Square予約について詳しくはこちら

Square(スクエア)予約の使い方とプランを解説【無料から使えます】

キャンセル規定に基づいて払い戻しも可(手数料は無料！)

10日後に予約している◯◯です。申し訳ありません。急な仕事が入り、キャンセルさせていただきたいのですが‥

というケースについて考えてみましょう。

10日後の予約に対するキャンセルであれば、多くの場合キャンセル料の対象とはならないと思います。

よく目にするキャンセル規定は例えば、

2日前：30%
前日：50%
当日：100%

などですね。

キャンセル料の対象外であるキャンセルであれば、受け取り済みの事前支払いを払い戻し(返金)する必要がありますが、Squareなら簡単。お店のパソコン・スマホからワンクリックで払い戻しできます。

決済から1年以内であることが条件ですが、多くの場合は問題ないでしょう。そして嬉しいことに、払い戻し手数料は無料です！

一部の金額だけを払い戻しもできます

なお払い戻しは、決済済みの全額だけでなく、一部だけを指定することも可能です。

例えば、

代金全額を事前決済にて受け取り
50%のキャンセル料にあたるキャンセルが発生

であれば、差額の50%を払い戻しします。柔軟に対応できるのが便利ですね。

まとめ